กับดัก ของ "การบริหารเวลา"

ผู้เขียนเป็นคนหนึ่งที่ชอบอ่านหนังสือมากๆ และชอบทำกิจกรรมต่างๆในเวลาเดียวกันด้วย แต่มักจะติดปัญหาเรื่องที่ว่า ไม่มีเวลา หรือ เวลาไม่พอ ซึ่งคิดว่าสิ่งนี้อาจจะเป็นข้อแก้ตัวที่ดีในกรณีต่างๆ สำหรับหลายต่อหลายคน (รวมทั้งตัวผู้เขียนด้วย) ทำให้ผู้เขียนไม่มีเวลาอ่านหนังสือมากนัก

หลายต่อหลายครั้งคนเราคิดว่าตัวเองไม่มีเวลาจริงเหรอ หรือว่าแค่ยกมาเป็นข้ออ้าง คนทุกคนมีเวลาในแต่ละวัน 24 ชั่วโมงเท่าๆกัน แต่ว่าทำไมบางคนสามารถทำอะไรได้มากมายในชีวิต แต่ขณะที่บางคนทำอะไรได้ไม่มาก ภายในช่วงเวลาที่เท่ากัน!

ผู้เขียนได้อ่านบทความของ รศ.ดร.พสุ เตชะรินทร์ จากหนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ ซึ่งทำให้ได้ข้อคิดเกี่ยวกับคำว่า การบริหารเวลา ผู้เขียนเองเป็นคนหนึ่งที่คิดแต่ว่าทำอย่างไรให้บริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยได้อ่านหนังสือ how to มากมายในการบริหารเวลา แต่ว่ากลับใช้ได้ไม่มากกับชีวิตของตัวเอง ในทางกลับกัน ตัวผู้เขียนเองกลับไม่เคยได้ถามคำถามว่า อะไรคือปัญหาสำคัญที่ทำให้เรามีเวลาไม่พอ

บทความนี้มีประโยชน์กับตัวผู้เขียนมาก ทำให้สามารถบริหารเวลาได้ดีมากยิ่งขึ้น หวังว่าบทความนี้คงมีประโยชน์แก่ทุกคนด้วยเช่นกัน

Donald E.Wetmore ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาระบุไว้ว่า การบริหารเวลาที่ดีนั้นไม่ใช่การทำงานหนักหรือมากขึ้น แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นต่างหาก และสิ่งที่สำคัญคือ การบริหารเวลาที่ดีนั้น อยู่ที่การเลือกที่จะไม่ทำในสิ่งใด มากกว่าการเลือกที่จะทำสิ่งใด

Dr.Wetmore ได้ให้คำแนะนำไว้ว่าข้อผิดพลาดในการทำงานหรือดำเนินชีวิตของเราที่จะนำไปสู่การบริหารเวลาที่ไม่ดีนั้น มีด้วยกัน 5 ประการ คือ

1.การเริ่มต้นวันโดยไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า

ปกติผู้เขียนเป็นคนที่วางแผนไว้ล่วงหน้าในเรื่องอนาคต แต่จะวางแผนเป็นเดือน แล้วจะกะคร่าวๆว่าจะเสร็จในช่วงไหนของเดือน แต่ว่าไม่เคยวางแผนประจำวัน แต่ในบทความนี้จะให้เราลองสำรวจตัวเองว่าในทุกๆวันที่ไปทำงานนั้น เรามีการวางแผนไว้ล่วงหน้าว่าเราจะทำอะไรบ้าง เรื่องใดเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำให้เสร็จในวันนั้นหรือไม่ เนื่องจากถ้าเราเริ่มต้นวันด้วยการไม่วางแผนไว้ล่วงหน้าให้ชัดเจน เมื่อไปถึงที่ทำงานเรามักจะตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้อื่นเรียกร้องจากเรามากกว่าสิ่งที่เราอยากจะทำ/สิ่งที่ต้องทำ เหมือนกับว่าการไปถึงที่ทำงาน โดยขาดแผนการทำงานที่ชัดเจนจะทำให้โหมดการทำงานของเราเป็นเชิงรับ จะสนองแต่ความต้องการของคนอื่น และถ้าเราไม่รู้จักที่จะเป็นผู้นำในการบริหารเวลาของตนเอง ก็ย่อมมีคนอื่นเขามาช่วยบริหารหรือใช้เวลาของเรา ดังนั้น สิ่งที่เราจะประสบคือเราจะทำงานหนักแต่สิ่งที่เราทำนั้นไม่ได้เป็นสิ่งที่เราควรทำ

ข้อแนะนำ ในช่วงเช้าของทุกวันลองวางแผนไว้ล่วงหน้า ว่าวันนั้นเราจะทำอะไร อย่างไรบ้าง อย่าไปถึงที่ทำงาน แล้วปล่อยให้ผู้อื่นบริหารเวลาของเราหรือขโมยเวลาของเราไป

2.การสร้างความสมดุลให้กับชีวิต

ปกติผู้เขียนเป็นอีกคนหนึ่ง ที่ไม่เคยคิดถึงความสมดุลอื่นๆ นอกเหนือจากสมดุลเวลาการทำงานและครอบครัว ซึ่งจะพยายามจัดเวลาให้เกิดความสมดุลของทั้งสองอย่าง แต่จริงๆแล้วในบทความนี้ได้กล่าวถึงอีก 5 ประการที่พวกเราควรสร้างความสมดุล

นั่นคือเราควรแบ่งเวลาการใช้ชีวิตของเรานั้นประกอบด้วย 7 ด้านที่สำคัญ คือสุขภาพ ครอบครัว การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ(Spiritual) ซึ่งไม่ได้หมายความว่าใน 24 ชั่วโมงของวัน เราจะต้องแบ่งเวลาให้ครบทั้ง 7 ด้าน แต่ในระยะยาวแล้วการแบ่งเวลาให้เกิดความสมดุลระหว่างทั้ง 7 ด้านนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญ และที่สำคัญคือทั้ง 7 ด้านนั้นมีความสัมพันธ์กัน กล่าวคือ ถ้าเราไม่แบ่งเวลาให้กับสุขภาพ ก็จะนำไปสู่ครอบครัวและสังคมที่แย่ไปด้วย

ข้อแนะนำ ลองสำรวจตัวเองดูว่าได้แบ่งเวลาในชีวิตของเราตาม 7 ด้านข้างต้นหรือไม่ แล้วแบ่งเวลาให้เกิดความสมดุลในระยะยาวหรือไม่ อย่างไร

3. ต้องไม่ทำงานบนโต๊ะหรือบริเวณที่รก

ประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญมากสำหรับตัวผู้เขียนเอง เนื่องจากว่าในขณะนี้แล้ว ห้องนอผู้เขียนเองได้กลายเป็นห้องเก็บของโดยปริยาย ซึ่งไม่ได้เก็บสิ่งของอย่างอื่นเลย นอกจากหนังสือ เพราะเป็นคนที่รักหนังสือมาก จะเก็บหนังสือทุกเล่มที่เรียนมาตั้งแต่มัธยมต้น จนถึงปัจจุบัน(ปริญญาโท) ได้ขนหนังสือทุกเล่มที่เรียนในต่างประเทศกลับมาที่เมืองไทยซึ่งหนักประมาณ เกือบ 40 กิโลกรัมได้ ซึ่งทำให้แทบไม่มีน้ำหนักเหลือในการซื้อของฝากและของใช้ส่วนตัวมากนัก

ทำให้ในปัจจุบันนี้ ไม่สามารถนอนในห้องนอน เพราะถ้านอน เป็นไปได้ว่าหนังสืออาจล้มทับตัวเอง ตอนนี้กำลังจัดระเบียบหนังสือใหม่หมด โดยจะซื้อตู้หนังสือ แล้วแบ่งเป็นหมวดหมู่ คล้ายๆที่ห้องสมุดทำ เนื่องจากว่า แต่ละครั้ง ต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมงในการหาหนังสือ หรือเอกสารที่เราต้องการอ่าน ตอนนี้ได้แนวคิดใหม่ และทำใหม่แล้วเพราะบทความนี้

ในบทความนี้ได้กล่าวถึงผลวิจัยชี้ให้เห็นว่าการที่เราทำงานบนโต๊ะที่รกนั้น เราจะต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่ง ต่อวันในการค้นหาของต่างๆ หรือถูกรบกวนสมาธิในการทำงาน และถ้าวันละชั่วโมงครึ่งพอรวมเป็นหนึ่งสัปดาห์ก็เป็นเจ็ดชั่วโมงครึ่งต่อสัปดาห์ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้เวลาหาของอยู่ชั่วโมงครึ่งต่อวัน แต่เป็นการเก็บเล็กผสมน้อย ครั้งละ นาที สองนาที ซึ่งก็ดูเหมือนไม่เยอะ แต่จริงๆแล้วเป็นเหมือนน้ำรั่ว ค่อยๆหยดไปเรื่อยๆ แต่พอรวมกันแล้วก็เป็นชั่วโมงครึ่งต่อวัน

ข้อแนะนำ ควรจัดเอกสารหรือแฟ้มต่างๆให้เรียบร้อย ให้ง่ายต่อการค้นหา อาจจะเสียเวลาในตอนแรกที่จัด แต่ผลที่ได้คุ้มเกินคาด

4. การนอนไม่พอ

ตัวผู้เขียนจะคิดว่าเป็นคนนอนพอ เพราะจะนอน 7-8 ชั่วโมง แต่บางครั้งตื่นมา ก็ยังรู้สึกไม่ค่อยสดชื่น เพราะความจริง คนเราจะคำนึงถึงแค่ชั่วโมงในการนอนเท่านั้น ไม่เคยคิดถึงการนอนในเชิงคุณภาพ ซึ่งรวมถึงตัวผู้เขียนเองด้วย ซึ่งในบทความนี้ได้กล่าวไว้ ทำให้เข้าใจเรื่องการนอนของตัวเองมากขึ้น

การนอนของคนส่วนใหญ่จะนอนกันพอ แต่การนอนพอเป็นในเชิงปริมาณ แต่ไม่พอในเชิงคุณภาพ เราลองสังเกตตัวเองก็ได้ว่าเวลานอนหลับในแต่ละคืนนั้นจริงๆแล้ว หลับสนิทอย่างมีคุณภาพเพียงใด ปัญหาของการนอนอย่างไม่มีคุณภาพนั้น ส่วนใหญ่เกิดจากการทำงานแล้วเครียด หรือกังวลเรื่องใดๆ มากเป็นพิเศษ พอเครียดหรือกังวลแล้วก็ทำให้นอนหลับไม่สนิทจริงๆ

ข้อแนะนำ เราควรวางแผนการทำงานในแต่ละวันให้ดี และทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้ ซึ่งจะทำให้เราไม่เครียดหรือกังวลเรื่องงานตกมาถึงตอนเย็น ซึ่งพอถึงตอนเย็นเราจะมีความรู้สึกปลอดโปร่ง ทำงานที่ตั้งใจไว้สำเร็จ หลับได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น

5.การทานข้าวไปพร้อมกับการทำงาน

สิ่งนี้ไม่เคยเกิดกับตัวผู้เขียน แต่คิดว่า น่าจะเกิดกับอีกหลายๆคน ที่ชอบการประหยัดเวลา โดยการสองสิ่งในเวลาเดียวกัน เช่น เรื่องการทานอาหาร พร้อมๆ กับการทำงาน

แต่ในบทความนี้ได้กล่าวถึงผลวิจัยต่างๆ พบว่าการทำแบบนี้ทำให้เกิดผลในด้านลบด้วยซ้ำไป ทั้งนี้ เรามักจะนั่งทำงานกันตั้งแต่เช้า พอถึงตอนเที่ยง เราควรจะมีเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในการเปลี่ยนอิริยาบถ การได้ลุกออกไปทานข้าวข้างนอก การได้เปลี่ยนอิริยาบถ หรือบรรยากาศบ้างเพียงแค่ 15 นาที ก็เหมือนกับการได้ชาร์ตแบตเตอรี่ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้เราพร้อมจะทำงานต่อไปตอนบ่ายได้อย่างเต็มที่

ข้อแนะนำ ไม่ควรกินข้าวไปทำงานไปเด็ดขาด

กับดักในการบริหารเวลาทั้ง 5 ประการข้างต้นนี้ เป็นเรื่องที่เราอาจจะนึกไม่ถึง แต่เป็นประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ที่ถ้าเราทำได้ดี ก็จะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้น

- M.I.S.S.Consult.com Copyright 2016: บทความ ข้อความ ข้อมูล รวมความถึง เนื้อหารายละเอียด ถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญาของ MissConsult Co., Ltd. การเก็บข้อมูล อาจทำได้โดยวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล โดยไม่เกี่ยวข้องกับทางการค้า สื่อ หรือ ตีพิมพ์ซ้ำ คัดลอกส่วนหนึ่งส่วนใด เพื่อประโยชน์ในเชิงธุรกิจ การ ทำซ้ำ เผยแพร่ ตีพิมพ์ หรือ จำหน่าย โดยไม่ได้รับอนุญาตจากบริษัท บริษัทจะดำเนินการ ตามกฎหมาย กับผู้ละเมิดสิทธิดังกล่าวโดยทันที

#timemanagement #leader #การบรหารเวลา